Mail server là gì ? Những lợi ích khi sử dụng mail server

1. Mail server là gì ?

Mail server hay còn gọi email server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng theo tên miền của doanh nghiệp và có chức năng để gửi và nhận thư điện tử.

Bạn có thể hiểu một cách đơn giản mail server giống như 1 cái bưu điện trên mạng internet vậy, mail server là một trung tâm lưu trữ, truy xuất thông tin trên mạng internet. Mail của bạn gửi trước khi đến hộp thư email của người nhận thì nó đều phải qua mail server.

Khi bạn gửi mail cho một người nào đó thì email sẽ gửi đến hộp thư mail của người đó trong tích tắc tuy nhiên bản chất thì mail của bạn đã phải qua mail server mới đến hộp thư của người nhận. Vì vậy mail server có vai trò rất quan trọng trong quản lý và truyền thông nội bộ, giao dịch thương mại, đồng thời mail server luôn đảm bảo tính an toàn với khả năng backup cao.

2. Những lợi ích khi sử dụng Mail server

Mail server mang lại rất nhiều lợi ích dành cho doanh nghiệp của bạn, có thể kể đến những lợi ích chính như sau:

2.1 Tên miền tùy chỉnh

Với mail server, bạn có thể sử dụng tên miền tùy chỉnh của riêng mình (ví dụ: i-web@i-web.vn). Điều này giúp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và xác định thương hiệu của bạn. Tất cả các thông tin, liên kết sử dụng dịch vụ luôn đi kèm với tên miền của bạn thay vì tên miền chung như email miễn phí.

2.2 Quản lý người dùng

Mail server cung cấp các công cụ và giao diện quản lý mạnh mẽ, giúp bạn dễ dàng quản lý và kiểm soát tất cả các khía cạnh liên quan đến mail trong tổ chức. Bạn có thể quản lý người dùng, quyền truy cập, lưu trữ, quy tắc và nhiều tính năng khác một cách thuận tiện.

2.3 Bảo mật

Dịch vụ mail server thường cung cấp mức độ bảo mật cao hơn so với email miễn phí. Bạn có thể áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa, chứng thực hai yếu tố và chống spam để bảo vệ thông tin quan trọng và ngăn chặn thư rác.

2.4 Khả năng tùy chỉnh

Với mail server, bạn có thể tùy chỉnh cấu hình hệ thống và điều chỉnh các tính năng theo nhu cầu của bạn. Bạn có thể tạo quy tắc tự động, bộ lọc email và lưu trữ dữ liệu một cách linh hoạt.

2.5 Dịch vụ hỗ trợ

Khi sử dụng email server, bạn thường được hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp từ nhà cung cấp dịch vụ. Bất kỳ vấn đề nào bạn gặp phải, có người sẽ giúp bạn giải quyết nhanh chóng.

2.6 Dung lượng lưu trữ

Thông thường, mail server cung cấp dung lượng lưu trữ lớn hơn so với email miễn phí. Điều này cho phép bạn lưu trữ nhiều email, tệp đính kèm và dữ liệu liên quan một cách hiệu quả.

2.7 Độ tin cậy

Dịch vụ mail server thường có độ tin cậy cao hơn so với email miễn phí. Bạn có thể tin tưởng rằng email của bạn sẽ được gửi và nhận một cách đáng tin cậy mà không gặp phải sự cố kết nối hoặc giới hạn hàng gửi.

2.8 Quảng cáo

Khi sử dụng email miễn phí, bạn thường bị hiển thị quảng cáo trong giao diện email hoặc thậm chí trong các email gửi đi. Sử dụng mail server giúp bạn loại bỏ hoặc giảm thiểu quảng cáo không mong muốn.

2.9 Tùy chỉnh phân phối

Mail server cho phép bạn tùy chỉnh các tùy chọn phân phối email, bao gồm tạo danh sách gửi, nhóm người nhận và quy tắc phân phối tự động. Điều này giúp bạn quản lý và tối ưu hóa việc gửi email theo yêu cầu của bạn.

2.10 Tùy chỉnh giao diện

Với mail server, bạn có thể tùy chỉnh giao diện email theo sở thích của mình. Bạn có thể thay đổi bố cục, màu sắc, biểu tượng và thậm chí thêm logo riêng của tổ chức để tạo ra trải nghiệm độc đáo và tương thích với thương hiệu của bạn.

3. Những lưu ý khi sử dụng Mail server

Mail server mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên để sử dụng mail server một cách hợp lý, đảm bảo an toàn và ổn định bạn cần lưu ý đến một số phần như sau:

3.1 Xác định tên miền chính dùng làm mail server

Đối với trường hợp doanh nghiệp của bạn chỉ sử dụng 1 domain thì khi sử dụng mail server sẽ đơn giản, tuy nhiên vì lý do bảo vệ thương hiệu nên các doanh nghiệp đa phần đều đăng ký nhiều đuôi tên miền khác nhau, thường thì gồm 4 bộ là .com, .vn, .net, .com.vn, vì vậy bạn cần xác định rõ sử dụng tên miền nào là tên miền chính để dùng làm mail sever cho doanh nghiệp.

3.2 Xác định tên mail sử dụng

Việc đặt tên mail cũng rất quan trọng, thông thường các doanh nghiệp đều có 1 email chính, các email cho từng phòng ban và các mail dành cho cá nhân. Bạn cần liệt kê cụ thể số lượng và tên cho từng mail để việc khởi tạo mail server được thuận tiện.

3.3 Xác định dung lượng cho từng mail

Bạn cần xác định mục đích sử dụng cho từng mail server để từ đó chia dung lượng mail một cách hợp lý, tránh tình trạng mail bị thiếu hay dư nhiều về dung lượng.

3.4 Lựa chọn đơn vị cung cấp mail server uy tín

Bạn nên lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ mail server uy tín để hợp tác vì sẽ đảm bảo cho bạn sự ổn định của mail server, đồng thời có thể hỗ trợ xử lý kịp thời những sự cố có thể gặp phải trong quá trình sử dụng.

Trên đây là những thông tin về mail server mà I-WEB muốn chia sẻ đến bạn, hy vọng sẽ giúp bạn có thêm những thông tin cần thiết.

Nếu quý khách đang quan tâm về các dịch vụ như thiết kế web, domain, hosting, mail server, quản trị web, hãy liên hệ ngay với I-WEB theo thông tin sau để được tư vấn chi tiết và nhận những ưu đãi hấp dẫn.

CÔNG TY TNHH TM DV I-WEB
Điện Thoại: 028.6271.7789
Email: i-web@i-web.vn - Website: www.i-web.vn
Trụ Sở: 17 Đường Số 2, KDC Cityland Park Hills, Phường 10, Quận Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh
Văn Phòng Phía Bắc: 987 Tam Trinh, Phường Yên Sở, Quận Hoàng Mai, Tp. Hà Nội